Trong ngành tổ chức sự kiện, một chương trình thành công thường được đo bằng quy mô sân khấu, ánh sáng hay số lượng khách mời. Nhưng với những sự kiện cộng đồng, yếu tố quyết định lại không nằm ở sự hoành tráng, mà nằm ở cảm xúc người tham dự mang theo khi ra về.

Ngày hội Người Bình Định tại TP.HCM là một trường hợp như vậy. Không phải là một lễ hội trình diễn đơn thuần, chương trình đã trở thành điểm hẹn văn hóa của cộng đồng người Bình Định xa quê. Trong hành trình đó, Gu Vietnam, thông qua mảng Gu Event không chỉ tổ chức một sự kiện, mà thiết kế một trải nghiệm kết nối cộng đồng dựa trên bản sắc văn hóa.

1. Tổng quan dự án (Case Study Snapshot)

• Tên dự án: Ngày hội Người Bình Định tại TP.HCM
• Đơn vị triển khai: Gu Vietnam - Gu Event
• Loại dự án: Tổ chức sự kiện cộng đồng - văn hóa thường niên
• Thời gian đồng hành: 5 năm
• Quy mô: 8.000 - 10.000 người tham dự mỗi năm
• Diện tích tổ chức: ~6.000 m²
• Số gian hàng: ~150 doanh nghiệp
• Thời gian sự kiện: 2 ngày với 12 chương trình hoạt động

Mục tiêu của dự án không chỉ là tổ chức một ngày hội gặp gỡ, mà xây dựng một nền tảng kết nối cộng đồng bền vững cho người Bình Định tại TP.HCM.

2. Vấn đề đặt ra

Để một sự kiện cộng đồng thực sự có ý nghĩa, điều quan trọng không chỉ là tổ chức được đông người tham dự mà là giữ được trải nghiệm trọn vẹn cho từng người trong suốt thời gian diễn ra. Khi quy mô ngày càng lớn và kỳ vọng cộng đồng ngày càng cao, Ngày hội Người Bình Định bắt đầu xuất hiện những bài toán mà một mô hình tổ chức sự kiện thông thường khó có thể giải quyết.

Sự kiện cộng đồng khác hoàn toàn sự kiện thương mại. Ban tổ chức đối mặt với nhiều thách thức cùng lúc:

• Người tham dự đa thế hệ: lãnh đạo, doanh nhân, sinh viên, gia đình
• Vừa mang tính lễ hội, vừa mang tính tri ân, vừa quảng bá văn hóa
• Quy mô lớn, không gian mở, thời gian dài
• Kỳ vọng cảm xúc rất cao từ cộng đồng

Nếu chỉ tập trung vào sân khấu, chương trình dễ rơi vào tình trạng đông nhưng loãng, nhiều người tham dự nhưng không để lại dấu ấn.

3. Chuẩn đoán của Gu Vietnam

Trước khi đưa ra phương án tổ chức, Gu Vietnam bắt đầu bằng việc phân tích lại bản chất của sự kiện. Thay vì xem đây chỉ là một chương trình lễ hội cần kịch bản và sân khấu, đội ngũ dự án tiếp cận như một bài toán trải nghiệm cộng đồng, nơi mỗi hoạt động đều phải phục vụ cảm xúc và hành vi của người tham dự. Từ góc nhìn đó, Gu Vietnam tiến hành xác định nguyên nhân cốt lõi và hướng xử lý phù hợp cho toàn bộ chương trình.

Gu Vietnam xác định vấn đề cốt lõi không nằm ở kịch bản chương trình, mà ở trải nghiệm người tham dự. Người tham dự không đến để xem một buổi biểu diễn, họ đến để tìm lại cảm giác thuộc về quê hương. Vì vậy, Gu Vietnam chuyển cách tiếp cận từ tổ chức sự kiện sang thiết kế trải nghiệm cộng đồng.

4. Chiến lược

Sau khi xác định rõ vấn đề cốt lõi, Gu Vietnam không vội xây dựng kịch bản chi tiết mà bắt đầu từ khung định hướng tổng thể cho toàn bộ chương trình. Mục tiêu là thiết lập một cấu trúc đủ rõ để dẫn dắt trải nghiệm người tham dự, đồng thời đủ linh hoạt để thích ứng với quy mô lớn và nhiều nhóm đối tượng khác nhau. Từ đó, chiến lược tổ chức được hình thành như nền tảng cho mọi hoạt động triển khai phía sau. Gu Vietnam xây dựng chiến lược dựa trên 3 lớp trải nghiệm:

1. Lớp cảm xúc

Nghi thức khai mạc, tri ân, vinh danh và giao lưu thế hệ tạo sự gắn kết cộng đồng.

2. Lớp văn hóa

Bài Chòi, võ cổ truyền, ẩm thực xứ Nẫu, trưng bày sản vật địa phương, không gian khoa học công nghệ, cùng các hoạt động trao học bổng, cuộc thi khởi nghiệp sáng tạo… không chỉ được trưng bày mà trở thành hoạt động tương tác.

3. Lớp kết nối

Không gian dành cho doanh nghiệp, sinh viên, gian hàng giúp mở ra cơ hội hợp tác, nghề nghiệp.

Song song, Gu Vietnam vận hành theo mô hình: One Flow - One Map - One Command
(1 luồng di chuyển - 1 sơ đồ tổng - 1 đầu mối điều phối)

5. Triển khai

Khi khung chiến lược đã được xác lập, bước tiếp theo là chuyển các định hướng thành hành động cụ thể trên thực tế. Gu Vietnam bắt đầu phân tách từng hạng mục công việc theo giai đoạn, từ chuẩn bị trước sự kiện, vận hành tại hiện trường đến công tác hậu kỳ. Mỗi đầu việc đều được gắn với người phụ trách, mốc thời gian và phương án dự phòng, nhằm đảm bảo chương trình vận hành mạch lạc ngay cả khi số lượng người tham dự lớn và nhiều hoạt động diễn ra đồng thời. Gu Vietnam triển khai dự án theo 3 giai đoạn:

Tiền kỳ

• Khóa chủ đề từng năm
• Thiết kế tổng mặt bằng
• Kịch bản tổng và kịch bản phút
• Kế hoạch an ninh, y tế, PCCC

Onsite

• 20 nhân sự Gu Event trực tiếp điều phối
• 15 nhân sự hậu cần, kỹ thuật
• Lắp dựng 3 ngày
• Điều phối đám đông liên tục

Hậu kỳ

• Video recap
• Album ảnh
• Báo cáo tổng kết
• Tri ân đối tác

Trong toàn bộ sự kiện không ghi nhận sự cố an ninh hay quá tải nghiêm trọng.

6. Kết quả

Sau quá trình chuẩn bị và vận hành, điều được quan tâm không chỉ là sự kiện diễn ra đúng kế hoạch, mà là phản hồi thực tế từ cộng đồng tham dự. Gu Vietnam tiến hành tổng hợp các tín hiệu từ lượng người quay lại, mức độ tham gia hoạt động, truyền thông và các kết nối hình thành sau chương trình để đánh giá hiệu quả. Những dữ liệu ban đầu cho thấy tác động của ngày hội vượt ra ngoài khuôn khổ một sự kiện trong hai ngày tổ chức.

Quy mô & vận hành

• 8.000 - 10.000 người tham dự trong 2 ngày
• 100 gian hàng doanh nghiệp trưng bày
• 50 gian hàng ẩm thực mỗi năm
• 12 chương trình hoạt động
• 80% người quay lại mùa sau

Tác động cộng đồng

• Mỗi năm gây quỹ tương thân tương ái: ~1 tỷ đồng
• 200 suất học bổng cho sinh viên mỗi năm
• Kết nối 50 doanh nghiệp và tạo cơ hội 110 việc làm cho sinh viên
• Tổ chức hoạt động khởi nghiệp sáng tạo thu hút 52 công trình tham gia

Hiệu quả truyền thông

• ~80 bài báo & truyền thông
• Reach Facebook: 400.000 - 700.000
• Video recap: 120.000 - 250.000 view
• 500+ bài đăng cộng đồng
• Inbox quan tâm tăng 35 - 50%

Tất cả hoạt động này được triển khai đồng bộ dưới sự định hướng chiến lược của Gu Brand và thực hiện bởi các hoạt động truyền thông báo chí.

7. Ý nghĩa dự án

Những kết quả ghi nhận không chỉ dừng lại ở số lượng người tham dự hay mức độ lan tỏa truyền thông. Quan trọng hơn, dự án bắt đầu tạo ra sự thay đổi trong cách cộng đồng nhìn nhận về ngày hội: từ một chương trình gặp gỡ ngắn hạn trở thành một điểm hẹn văn hóa có giá trị lâu dài. Chính sự chuyển dịch này cho thấy ý nghĩa thực sự mà dự án mang lại vượt ra ngoài phạm vi một sự kiện đơn lẻ.

Sự kiện đã chuyển đổi vai trò từ một ngày hội gặp gỡ thành một nền tảng cộng đồng. Nhiều người tham dự không chỉ đến tham quan mà tìm việc, tìm đối tác, tìm người hướng dẫn nghề nghiệp. Ngày hội trở thành điểm hẹn văn hóa thường niên của cộng đồng người Bình Định tại TP.HCM.

8. Bài học thị trường

Từ những tác động thực tế của dự án, kinh nghiệm thu được không chỉ hữu ích cho riêng Ngày hội Người Bình Định mà còn mang giá trị tham khảo rộng hơn. Nhiều tổ chức và địa phương khi triển khai sự kiện cộng đồng thường tập trung vào quy mô hoặc hình thức, trong khi hiệu quả dài hạn lại phụ thuộc vào cách thiết kế trải nghiệm và kết nối con người. Vì vậy, dự án này trở thành cơ sở để rút ra những bài học có thể áp dụng cho các chương trình tương tự trên thị trường. Từ dự án này, Gu Vietnam rút ra 4 bài học:

1. Sự kiện cộng đồng phải bắt đầu từ bản sắc, không phải ngân sách
2. Đông người không quan trọng bằng trải nghiệm mạch lạc
3. Văn hóa chỉ sống khi có tương tác
4. Một sự kiện tốt phải tạo được kết nối sau khi kết thúc

Ngày hội Người Bình Định tại TP.HCM cho thấy một sự kiện thành công không nằm ở sân khấu lớn, mà ở cảm xúc người tham dự. Gu Vietnam không chỉ làm cho sự kiện diễn ra, mà thiết kế để cộng đồng thật sự gắn kết. Khi người tham dự ra về với cảm giác tự hào và mong chờ năm sau quay lại, đó mới là thành công của một sự kiện cộng đồng.

• Xem thêm các dự án khác của Gu Vietnam

Gu Vietnam